Handmatig werk weg
Hetzelfde werk gaat elke dag opnieuw met de hand van het ene systeem naar het andere. Die stappen automatiseren we, zodat teams tijd terugkrijgen, fouten afnemen en processen voorspelbaar verlopen.
- Geen Excel-werk meer
- Voorspelbare doorlooptijd
- Groei zonder meer handwerk
Vertrouwd door o.a.
Wat goede automatisering écht moet doen
Tijd terugwinnen op terugkerend werk, fouten voorkomen en processen voorspelbaar laten verlopen.
Goede automatisering begint met inzicht in het proces. Vaak zit de meeste tijd in kleine handmatige stappen die inmiddels vanzelfsprekend zijn geworden. We brengen die in kaart en automatiseren waar dat kan, zodat alleen de uitzonderingen nog handmatige aandacht vragen.
Wat het kost als processen handmatig blijven
Wanneer processen handmatig blijven, kost dat ongemerkt veel tijd. Gegevens worden overgetypt, goedkeuringen blijven liggen en rapportages worden handmatig samengesteld. Het werk komt af, maar medewerkers besteden hun tijd aan terugkerende taken in plaats van aan werk dat echt waarde toevoegt.
Waarom hetzelfde werk steeds opnieuw gedaan wordt
Op veel plekken wordt informatie nog handmatig van het ene systeem naar het andere overgenomen. Elke stap kost tijd en vergroot de kans op fouten die later weer hersteld moeten worden.
Werk dat elke dag opnieuw begint
Iedere dag dezelfde handelingen. De verloren tijd stapelt zich op, zonder dat iemand het nog ziet.
Processen die automatisch doorlopen
Het proces loopt automatisch door. Alleen uitzonderingen vragen nog aandacht, zodat medewerkers zich daarop kunnen richten.
Vier lagen waarop automatisering werkt
Goede procesautomatisering vraagt om procesontwerp, workflowontwerp, integraties en beheer. Wie aan één van die onderdelen voorbijgaat, automatiseert vooral bestaande problemen. De juiste oplossing hangt af van jullie proces. Dat kan een workflow binnen bestaande systemen zijn of een eigen toepassing, altijd afgestemd op jullie werkwijze en nooit een kant-en-klaar sjabloon.
Procesontwerp
We brengen het proces in kaart en bepalen wat automatisch kan, wat anders moet en wat gewoon kan vervallen. Automatiseren begint met schrappen.
Workflowontwerp
We ontwerpen workflows die terugkerende stappen automatiseren. Alleen uitzonderingen vragen nog om een handmatige actie.
Integraties & data
We koppelen met de bronsystemen, zodat gegevens niet opnieuw ingevoerd hoeven te worden.
Beheer & monitoring
We bewaken processen, uitzonderingen en prestaties, zodat automatiseringen betrouwbaar blijven werken.
Concrete resultaten voor de organisatie
Geen losse automatiseringen, maar meer grip, minder handmatig werk en duurzame groei. Een organisatie die kan groeien zonder dat de personeelsbezetting evenredig hoeft mee te groeien.
Tijd terug voor het team
Terugkerend werk verdwijnt, zodat medewerkers meer tijd hebben voor klanten en werkzaamheden die echt aandacht vragen.
Minder fouten
Handmatig overtypen verdwijnt. Controles zijn onderdeel van de workflow, niet van een spreadsheet.
ROI in maanden
Een goed gekozen automatisering verdient zich vaak binnen 6 tot 12 maanden terug.
Schaalbaar zonder extra personeel
Meer orders, aanvragen of klanten verwerken met hetzelfde team: de workflows schalen gewoon mee.
- 1 koppelingtussen systemen
Kruit & Kramer
Informatie wordt automatisch uitgewisseld, zonder dubbele invoer.
- 1 systeemin plaats van losse tools
Woonscan
Minder zoeken en overtypen, meer tijd voor het werk zelf.
- Automatischvacatures verzamelen
Technisi
Vacatures worden automatisch verzameld en gefilterd.
Eén team. Eén plan. GRIP.
Eén team voor procesanalyse, workflowontwerp en beheer. Vaste sprints en een voorspelbare aanpak.
Gerichte analyse
We brengen het proces stap voor stap in kaart en laten zien waar tijd verloren gaat in handmatige stappen.
Richting
We bepalen welke stappen geautomatiseerd kunnen worden, waar uitzonderingen blijven en waar de meeste tijdwinst te behalen is.
Implementeren
We bouwen workflows die gekoppeld zijn aan de bronsystemen. Ze lopen automatisch door, ook als niemand kijkt.
Presteren
Na de livegang blijven we de automatiseringen monitoren en optimaliseren. Werkt een proces goed, dan automatiseren we stap voor stap verder.
Processen die slimmer werken
Drie organisaties die terugkerende werkzaamheden hebben geautomatiseerd en daarmee tijd bespaarden, fouten verminderden en ruimte creëerden voor belangrijker werk.
- Technisi
De scraper zoekt, de recruiter kiest
Een recruitmentplatform op maat met vacaturescraper, slimme matching en automatisering: minder handwerk, sneller matchen en meer tijd voor kandidaat en opdrachtgever.
1 platform - Daan
Eerst de datalaag, dan de functies
Drie versnipperde systemen samengebracht: kandidaten, opdrachtgevers en recruiters werken nu in één omgeving, zonder mail-pingpong.
1 omgeving - Unigarant
Vernieuwd terwijl alles bleef draaien
Hostingovername, ontvlochten systemen en opnieuw opgebouwde platformen: Unigarant draait weer stabiel, van SalesGarant tot de werken-bij-website.
Strategisch partner
JVDmedia zorgt niet alleen voor de uitvoering, maar brengt ook structuur en overzicht. Daardoor kunnen wij ons focussen op de inhoud, terwijl we zeker weten dat de marketing goed staat.
Vertel ons waar jullie staan
Procesautomatisering begint met inzicht in waar tijd verloren gaat. Vertel ons welk proces jullie willen verbeteren, dan denken we graag mee over de volgende stap.
- Eerst meedenken
- Direct schakelen
- Concrete richting
- Van strategie tot livegang
Vragen die we vaak krijgen
Korte antwoorden op de onderwerpen die in een eerste gesprek bijna altijd langskomen.
Welke processen zijn geschikt om te automatiseren?
Vooral processen die vaak terugkomen, uit vaste stappen bestaan en veel handmatig werk vragen. Denk aan orderverwerking, goedkeuringen, rapportages en de onboarding van klanten of medewerkers. Alles wat steeds op dezelfde manier gebeurt, is een goede kandidaat voor automatisering.
Wat is het verschil tussen RPA, API-koppelingen en andere vormen van automatisering?
Dat hangt af van het proces. Soms automatiseren we handelingen in bestaande software (RPA), soms koppelen we systemen rechtstreeks via API's. We kiezen altijd de oplossing die het beste past bij jullie proces, en combineren technieken waar dat nodig is.
Wat als ons proces uitzonderingen heeft?
Dat is heel normaal. We automatiseren het hoofdproces en sturen uitzonderingen door naar een medewerker met alle relevante informatie. Zo blijft het proces doorlopen, terwijl afwijkingen de aandacht krijgen die ze nodig hebben.
Wat kost procesautomatisering?
De prijs wordt bepaald door het proces zelf: hoeveel stappen, hoeveel systemen en hoeveel uitzonderingen die om een eigen regel vragen. Eén workflow rechttrekken is klein werk; een proces dat dwars door drie afdelingen loopt is dat niet. We beginnen daarom met inzicht in waar de tijd nu weglekt. Na de analyse maken we een offerte met een duidelijke scope.
Worden mensen overbodig door automatisering?
Nee. Automatisering neemt terugkerende werkzaamheden over, zodat medewerkers meer tijd hebben voor klantcontact, beoordeling en andere werkzaamheden waar menselijk inzicht het verschil maakt. Groei hoeft daardoor niet automatisch meer personeel te betekenen.