Handmatig werk weg
Hetzelfde werk gaat elke dag met de hand van het ene systeem naar het andere. Die stappen automatiseren we.
- Geen Excel-werk meer
- Voorspelbare doorlooptijd
- Groei zonder meer handwerk
Vertrouwd door o.a.
Wat goede automatisering écht moet doen
Wat je ziet in de video
Een uitvoerder spreekt op de bouwplaats meerwerk af. Briefjes, appjes en een Excel-lijst stapelen zich op, en op kantoor weet niemand ervan, dus het komt niet op de factuur. Met een koppeling legt hij het meerwerk ter plekke vast met een foto en staat het direct op kantoor en op de factuur.
Tijd terugwinnen op terugkerend werk, fouten voorkomen en processen voorspelbaar laten verlopen.
Goede automatisering begint met inzicht in het proces. Vaak zit de meeste tijd in kleine handmatige stappen die inmiddels vanzelfsprekend zijn geworden. Denk aan meerwerk dat op een briefje blijft hangen en nooit op de factuur komt. We brengen die stappen in kaart en automatiseren waar dat kan, zodat alleen de uitzonderingen nog aandacht vragen.
Welk proces als eerste aan de beurt is, bepalen we in de eerste twee stappen van GRIP, onze werkwijze.
Wat het kost als processen handmatig blijven
Wanneer processen handmatig blijven, kost dat ongemerkt veel tijd. Gegevens worden overgetypt, goedkeuringen blijven liggen en rapportages worden handmatig samengesteld. Het werk komt af, maar medewerkers besteden hun tijd aan terugkerende taken in plaats van aan werk dat echt waarde toevoegt.
Waarom hetzelfde werk steeds opnieuw gedaan wordt
Op veel plekken wordt informatie nog handmatig van het ene systeem naar het andere overgenomen. Elke stap kost tijd en vergroot de kans op fouten die later weer hersteld moeten worden.
Werk dat elke dag opnieuw begint
Iedere dag dezelfde handelingen. De verloren tijd stapelt zich op, zonder dat iemand het nog ziet.
Processen die automatisch doorlopen
Het proces loopt automatisch door. Alleen uitzonderingen vragen nog aandacht, zodat medewerkers zich daarop kunnen richten.
Vier lagen waarop automatisering werkt
Goede procesautomatisering vraagt om procesontwerp, workflowontwerp, integraties en beheer. Wie aan één van die onderdelen voorbijgaat, automatiseert vooral bestaande problemen. De juiste oplossing hangt af van jullie proces. Dat kan een workflow binnen bestaande systemen zijn of een eigen toepassing, altijd afgestemd op jullie werkwijze en nooit een kant-en-klaar sjabloon.
Procesontwerp
We brengen het proces in kaart en bepalen wat automatisch kan, wat anders moet en wat gewoon kan vervallen. Automatiseren begint met schrappen.
Workflowontwerp
We ontwerpen workflows die terugkerende stappen automatiseren. Alleen uitzonderingen vragen nog om een handmatige actie.
Integraties & data
We koppelen met de bronsystemen, zodat gegevens niet opnieuw ingevoerd hoeven te worden.
Beheer & monitoring
We bewaken processen, uitzonderingen en prestaties, zodat automatiseringen betrouwbaar blijven werken.
Concrete resultaten voor de organisatie
Geen losse automatiseringen, maar meer grip, minder handmatig werk en duurzame groei. Een organisatie die kan groeien zonder dat de personeelsbezetting evenredig hoeft mee te groeien.
Tijd terug voor het team
Terugkerend werk verdwijnt, zodat medewerkers meer tijd hebben voor klanten en werkzaamheden die echt aandacht vragen.
Minder fouten
Handmatig overtypen verdwijnt. Controles zijn onderdeel van de workflow, niet van een spreadsheet.
ROI in maanden
Een goed gekozen automatisering verdient zich vaak binnen 6 tot 12 maanden terug.
Schaalbaar zonder extra personeel
Meer orders, aanvragen of klanten verwerken met hetzelfde team: de workflows schalen gewoon mee.
- 1 koppelingtussen systemen
Kruit & Kramer
Informatie wordt automatisch uitgewisseld, zonder dubbele invoer.
- 1 systeemin plaats van losse tools
Woonscan
Minder zoeken en overtypen, meer tijd voor het werk zelf.
- Minder handwerkvoor recruiters
Recruitmentorganisatie
Recruiters houden meer tijd over voor kandidaten en opdrachtgevers.
Processen die slimmer werken
Organisaties die terugkerende werkzaamheden hebben geautomatiseerd en daarmee tijd bespaarden, fouten verminderden en ruimte creëerden voor belangrijker werk.
- Woonscan
Legionellabeheer past niet in Excel
Eén maatwerkportaal verving de losse Excel-bestanden: legionellabeheer met overzicht, een Vitens-koppeling en automatisering die meegroeit.
1 systeem - Daan
Eerst de datalaag, dan de functies
Drie versnipperde systemen samengebracht: kandidaten, opdrachtgevers en recruiters werken nu in één omgeving, zonder mail-pingpong.
1 omgeving
Vertel ons waar jullie staan
Procesautomatisering begint met inzicht in waar tijd verloren gaat. Vertel ons welk proces jullie willen verbeteren, dan denken we graag mee over de volgende stap.
- Eerst meedenken
- Direct schakelen
- Concrete richting
- Van strategie tot livegang
30 minuten · kosteloos · contact binnen 1 werkdag
Vragen die we vaak krijgen
Korte antwoorden op de onderwerpen die in een eerste gesprek bijna altijd langskomen.
Welke processen zijn geschikt om te automatiseren?
Vooral processen die vaak terugkomen, uit vaste stappen bestaan en veel handmatig werk vragen. Denk aan orderverwerking, goedkeuringen, rapportages en de onboarding van klanten of medewerkers. Alles wat steeds op dezelfde manier gebeurt, is een goede kandidaat voor automatisering.
Wat is het verschil tussen RPA, API-koppelingen en andere vormen van automatisering?
Dat hangt af van het proces. Soms automatiseren we handelingen in bestaande software (RPA), soms koppelen we systemen rechtstreeks via API's. We kiezen altijd de oplossing die het beste past bij jullie proces, en combineren technieken waar dat nodig is.
Wat als ons proces uitzonderingen heeft?
Dat is heel normaal. We automatiseren het hoofdproces en sturen uitzonderingen door naar een medewerker met alle relevante informatie. Zo blijft het proces doorlopen, terwijl afwijkingen de aandacht krijgen die ze nodig hebben.
Wat kost procesautomatisering?
De prijs wordt bepaald door het proces zelf: hoeveel stappen, hoeveel systemen en hoeveel uitzonderingen die om een eigen regel vragen. Eén workflow rechttrekken is klein werk; een proces dat dwars door drie afdelingen loopt is dat niet. We beginnen daarom met inzicht in waar de tijd nu weglekt. Na de analyse maken we een offerte met een duidelijke scope.
Worden mensen overbodig door automatisering?
Nee. Automatisering neemt terugkerende werkzaamheden over, zodat medewerkers meer tijd hebben voor klantcontact, beoordeling en andere werkzaamheden waar menselijk inzicht het verschil maakt. Groei hoeft daardoor niet automatisch meer personeel te betekenen.