Legionellabeheer past niet in Excel

Woonscan (logo)
  • 1 systeemin plaats van losse tools
  • Sneller werkenminder handwerk
  • Meer overzichtalle data centraal
Wie is Woonscan?

De specialist die waterinstallaties veilig houdt.

Woonscan Legionella Beheer helpt organisaties hun werk- en woonomgevingen veilig en duurzaam te houden. Zorginstellingen, woningcorporaties, vastgoedbeheerders en overheden vertrouwen op Woonscan voor het beheren en controleren van waterinstallaties. Dat gaat van watermonsters en beheersplannen tot begeleiding bij besmettingen. Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid staan daarbij centraal.

Woonscan is een ambitieuze, innovatieve en zorgvuldige organisatie. Door de heldere communicatie en betrokkenheid kunnen we samen oplossingen ontwikkelen die aansluiten op de dagelijkse praktijk.

  • Legionellapreventie
  • Zorg · corporaties · overheid
Medewerker van Woonscan in bedrijfskleding bij de entree van een pand
De uitdaging

Wanneer de manier van werken het werk in de weg zit.

Informatie zat verspreid in losse Excel-bestanden en werd handmatig verwerkt. Daardoor kostten zoeken, verwerken en rapporteren onnodig veel tijd en ontbrak het aan actueel overzicht. Voor een organisatie die staat voor veiligheid en betrouwbaarheid was dat niet houdbaar.

  • Data in losse Excels

    Informatie werd handmatig verwerkt en verspreid opgeslagen in verschillende Excel-bestanden.

  • Geen actueel overzicht

    Inzicht in de actuele situatie ontbrak en het verzamelen van informatie voor rapportages kostte veel tijd.

  • Zoeken en dubbel werk

    Medewerkers waren tijd kwijt aan het vinden van de juiste informatie en voerden handelingen dubbel uit.

  • Tijdrovende processen

    Het verzamelen en verwerken van data kostte veel tijd en maakte dagelijkse processen minder efficiënt.

  • Betrouwbaarheid onder druk

    Verspreide informatie en handmatige verwerking pasten niet bij een organisatie waar veiligheid en betrouwbaarheid centraal staan.

  • Eén systeem gewenst

    De behoefte was duidelijk: één centrale omgeving voor meer overzicht, inzicht en een efficiënter proces.

Onze aanpak

Eerst doorgronden, dan bouwen, dan automatiseren.

Een goed portaal begint bij begrijpen hoe het werk in de praktijk verloopt. Daarom brachten we eerst het volledige proces in kaart, voordat we de centrale omgeving bouwden en steeds meer handmatig werk automatiseerden.

  1. Gerichte analyse

    Samen met het team brachten we het volledige proces stap voor stap in kaart: wie doet wat, wanneer en waarom? Zo werd duidelijk waar de echte behoefte lag.

  2. Richting

    We kozen voor één centraal portaal waarin informatie en processen samenkomen, met overzicht en inzicht als uitgangspunt.

  3. Implementeren

    We bouwden het centrale portaal en koppelden de verschillende processen en data. Daarna automatiseerden we steeds meer handmatige stappen, waaronder taken en planningen.

  4. Presteren

    De doorontwikkeling loopt door: we automatiseren steeds meer handmatige processen en laten het systeem meegroeien met de organisatie.

Bekijk de GRIP-methode
Aanpak en oplossing

Eén portaal dat het werk draagt

Geen losse bestanden meer, maar één omgeving waarin het volledige legionellabeheer samenkomt: van monstername tot rapportage.

Stap 1

Het proces volledig doorgronden

Samen met het team van Woonscan brachten we het volledige proces stap voor stap in kaart. Wie doet wat, wanneer en waarom? Door continu door te vragen werd duidelijk waar tijd verloren ging, welke handelingen dubbel werden uitgevoerd en waar overzicht ontbrak. Die inzichten vormden de basis voor het maatwerkportaal.

  • Procesanalyse
  • Doorvragen
  • Maatwerk
Drie mannen in overleg aan een vergadertafel over de aanpak voor Woonscan
In gesprek over de aanpak voor Woonscan.
Stap 2

Een centraal portaal voor alles

Alle data werd samengebracht in één maatwerkportaal dat medewerkers dagelijks gebruiken, ook op locatie via hun mobiele telefoon. Ze maken er nieuwe bedrijven, projecten en ruimtes aan en verwerken monsternames direct in het systeem. Zo vormt het portaal de centrale basis voor het volledige legionellabeheer en de dagelijkse werkzaamheden van het team.

  • Maatwerkportaal
  • Overzicht
  • Legionellabeheer
Dashboard van het Woonscan-portaal met het overzicht van de koppelingen
Overzicht van het dashboard met de koppelingen.
Stap 3

Koppelingen en automatisering

Via de koppeling met Vitens worden monsternames automatisch doorgestuurd en komen resultaten direct terug in het portaal. Op basis van die resultaten worden e-mails automatisch klaargezet. Ook andere handmatige stappen worden steeds verder geautomatiseerd, waaronder het aanmaken van taken en het voorbereiden van planningen.

  • Vitens-koppeling
  • Automatisering
  • Doorontwikkeling
Monstername voor legionella-onderzoek in een installatie
Monstername voor legionella.
Het resultaat

Rust, overzicht en een systeem dat meegroeit

Waar eerst losse Excel-bestanden en handmatige processen stonden, werkt Woonscan nu vanuit één centrale omgeving. Informatie is makkelijker beschikbaar, processen verlopen efficiënter en steeds meer handmatig werk wordt geautomatiseerd.

  • 1 systeemin plaats van losse toolsAlle informatie en processen komen samen in één centrale omgeving.
  • Sneller werkenminder handwerkHet portaal vereenvoudigt het dagelijkse werk en verkort de inwerktijd van nieuwe collega's met twee weken.
  • Meer overzichtalle data centraalMedewerkers hoeven minder te zoeken en hebben direct inzicht in actuele informatie.

Het portaal geeft ons rust en overzicht. Geen losse bestanden meer, maar één systeem dat met ons meegroeit. Dat maakt ons werk een stuk makkelijker en efficiënter.

Paul SmildeWoonscan

Andere cases

Bekijk alle cases
De volgende stap

Loopt jullie organisatie ook vast in losse bestanden?

Kost het beheren en verwerken van data veel tijd en is actueel inzicht ver te zoeken? Verspreide informatie en handmatige processen maken het steeds lastiger om overzicht te houden en efficiënt te werken.

  • Jullie werken met veel handmatige administratie en verspreide databronnen
  • Jullie willen meer grip op processen en informatie
  • Jullie hebben betrouwbaar en actueel inzicht nodig
  • Jullie willen groeien zonder dat complexiteit en foutgevoeligheid toenemen
Plan een kennismaking
Liever eerst verder kijken? Bekijk onze cases